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(Versione aggiornata al 25 maggio 2018)
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Titolare del trattamento dei dati forniti dall’utente è Micronfilter Srl, con sede legale in Leinì (TO), via E. Agnelli n. 26; e-mail: info@micronfilter.it; telefono: 011.9702830; Fax 011.9702809; P.Iva: 09719130016 nella persona del suo legale rappresentante pro tempore.
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- 4. Modalità del trattamento dei dati
Il trattamento dei dati personali dell’utente è realizzato, secondo principi di correttezza, liceità, trasparenza, per mezzo di strumenti manuali e/o informatici, con sistemi organizzativi correlati alle finalità del trattamento e in modo da garantire la sicurezza, l'integrità e la riservatezza dei dati stessi e i diritti dell'interessato, in conformità con quanto stabilito dal Reg. UE (con particolare riferimento agli Artt. 24, 32 e 35).
Per proteggere i dati da distruzione o perdita, anche accidentale, e contro l’accesso o la divulgazione non autorizzati, sono state adottate misure di sicurezza di natura tecnica e organizzativa.
Il trattamento può essere svolto con o senza l’ausilio di strumenti elettronici, o comunque automatizzati.
- Comunicazione dei dati
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I dati raccolti potranno altresì essere comunicati a soggetti esterni (ad esempio fornitori di servizi tecnici terzi, hosting provider, società informatiche) che operano per conto di Micronfilter Srl e secondo le sue istruzioni, ma esclusivamente per attività strettamente connesse alle finalità sopra indicate (ad esempio per garantire l'operatività del servizio Internet, la gestione del sistema informatico e telematico).
È possibile richiedere un elenco completo e aggiornato di tali soggetti rivolgendosi ad uno dei contatti sotto indicati.
- Periodo di conservazione dei dati
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Il Titolare tratterà i dati forniti volontariamente dall’utente (punto 2, lett. b) per il tempo strettamente necessario a fornire il servizio richiesto e comunque non oltre 30 giorni.
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I dati di navigazione raccolti nell’ambito del presente trattamento (punto 2, lett. a) sono strettamente funzionali alla gestione informatica del sito.
Il conferimento dei dati personali volontariamente forniti (punto 2, lett. b) è facoltativo e finalizzato unicamente a dare seguito alle richieste dell’utente; pertanto il mancato conferimento dei dati necessari rende impossibile la risposta da parte di Micronfilter Srl.
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L’utente può esercitare determinati diritti con riferimento ai dati trattati dal Titolare, in particolare, ai sensi dell’art. 15 Reg. UE, l’utente ha il diritto di:
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- ottenere la limitazione del trattamento dei dati personali (quando ricorrono determinate condizioni, l’utente può richiedere la limitazione del trattamento dei propri dati. In tal caso il Titolare non tratterà i dati per alcun altro scopo se non la loro conservazione)
- ottenere la portabilità dei dati personali (l’utente ha diritto di ricevere i propri dati in formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico e, ove tecnicamente fattibile, di ottenerne il trasferimento senza ostacoli ad un altro titolare. Questa disposizione è applicabile quando i dati sono trattati con strumenti automatizzati ed il trattamento è basato sul consenso dell’utente, su un contratto di cui l’utente è parte o su misure contrattuali ad esso connesse)
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L’utente può esercitare in qualsiasi momento i propri diritti inviando:
- Una e-mail all’indirizzo: info@micronfilter.it
- Tel. n. +39 011.9702830
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- Una raccomandata a.r. all’indirizzo: Micronfilter Srl, con sede legale in Leinì (TO), via E. Agnelli n. 26, nella persona del suo legale rappresentante pro tempore.
- 11. Modifiche alla presente Informativa
Micronfilter Srl si riserva il diritto di modificare la presente Informativa. La data indicata all’inizio dell’Informativa indica la data dell’ultimo aggiornamento. In caso di modifiche sostanziali, verrà fornito un avviso attraverso il Sito web, o con altri mezzi, per dare l’opportunità all’utente di verificare le modifiche prima che assumano efficacia.
POLICY DI WHISTLEBLOWING
(Linee Guida Segnalazioni D.Lgs. 10/3/2023, n. 24)
1. INTRODUZIONE – OGGETTO – DEFINIZIONI
La Società Micronfilter Srl si impegna a mantenere gli standard più elevati in termini di condotta, integrità e comportamento etico, come sintetizzati nel Codice Etico ed in altre policy della Società Micronfilter Srl. Questa linea guida in materia di segnalazioni (“Policy Whistleblowing”) ha l'obiettivo - in conformità agli adempimenti dettati dal D.Lgs. 10/3/2023, n. 24 - di promuovere e rafforzare tali standard e, stabilendo le norme da applicare nell’ambito della Società Micronfilter Srl in caso di segnalazione di Violazioni (“Segnalazioni”) che, a titolo di esempio, potrebbero riferirsi a:
a) violazioni della disciplina nazionale con riferimento ai reati presupposto di cui al Decreto 231/2001;
b) violazioni dei Modelli Organizzativi e Gestione previsti nel Decreto 231/2001;
c) illeciti commessi in violazione della normativa UE e di tutte le disposizioni nazionali che ne danno attuazione, tra i quali segnatamente gli illeciti relativi ai seguenti settori: contratti pubblici, servizi prodotti e mercati finanziari, prevenzione del riciclaggio, del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell'ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi. Atti od omissioni riguardanti il mercato interno, che compromettono la libera circolazione delle merci, delle persone, dei servizi e dei capitali, comprese le violazioni delle norme dell'UE in materia di concorrenza e di aiuti di Stato, di imposta sulle imprese e i meccanismi il cui fine è ottenere un vantaggio fiscale che vanifica l'oggetto o la finalità della normativa applicabile in materia di imposta sulle imprese. Atti o comportamenti che vanificano l'oggetto o la finalità delle disposizioni dell'Unione Europea nei settori indicati ai punti precedenti.
La presente Policy si applica a tutte le Segnalazioni.
Tutti i termini che iniziano con lettera maiuscola, se non definiti nel corpo di questa Policy, avranno il significato loro assegnato nell’Allegato 1 (Definizioni).
2. PRESENTAZIONE DELLA DENUNCIA – COMITATO DI WHISTLEBLOWING
La Società Micronfilter Srl incoraggia i Whistleblower a presentare Segnalazioni fatte in buona fede basate su fatti di cui vengono a conoscenza.
A sostegno delle indagini e per favorire una risposta adeguata, le Segnalazioni dovrebbero includere:
a) la descrizione precisa dei fatti (inclusi date e luogo);
b) le persone coinvolte nella Violazione nonché quelle che possono fornire informazioni;
c) la documentazione di supporto.
E’ fortemente raccomandato di presentare le Segnalazioni attraverso il canale dedicato {nomeazienda}.sic-wb.it, che consente le seguenti opzioni di riporto:
a) Anonima: il Whistleblower rimane totalmente anonimo;
b) Riservata: il Whistleblower rimane anonimo nell'ambito della Società Micronfilter Srl, ma fornisce i dettagli al fornitore del servizio {nomeazienda}.sic-wb.it ;
c) Aperta: il Whistleblower fornisce tutti i dettagli e consente al fornitore del servizio {nomeazienda}.sic-wb.it di divulgarli.
La Società Micronfilter Srl incoraggia le Segnalazioni aperte o riservate presentate attraverso il canale dedicato {nomeazienda}.sic-wb.it , in quanto:
(i) queste facilitano la relativa gestione del caso e le successive comunicazioni con i Whistleblower e
(ii) in base a questa Policy, i Whistleblower sono totalmente protetti.
Tuttavia, secondo previsto in questa Policy, la Società Micronfilter Srl prenderà in considerazione anche le Segnalazioni presentate attraverso altri canali, diversi dal canale dedicato {nomeazienda}.sic-wb.it ,e indipendentemente dal fatto che siano:
a) Anonime: quando l'identità del Whistleblower non è né indicata né altrimenti identificabile in modo univoco;
b) Riservate: quando il Whistleblower è noto o riconoscibile, ma la Segnalazione non viene fatta pubblicamente;
c) Aperte: quando la Segnalazione viene fatta mediante strumenti pubblici o pubblicamente accessibili.
I canali di segnalazione alternativi al canale informatico {nomeazienda}.sic-wb.it sono:
- il canale scritto analogico
- il canale orale
Le cui modalità di utilizzo sono illustrate nell’Allegato 2
COSTITUZIONE DEL COMITATO GESTORE DELLE SEGNALAZIONI
La gestione delle Segnalazioni è affidata ad un Comitato interno così costituito:
- dall’Amministratore Delegato della Società Micronfilter Srl (CEO),
- dal Direttore Finanziario della Società Micronfilter Srl (CFO),
- dal Direttore degli Affari Legali e Societari della Società Micronfilter Srl (General Counsel & BD Officer),
- dall’Internal Audit Senior Director della Società Micronfilter Srl (Direttore) e
- dal Responsabile delle Risorse Umane della Società Micronfilter Srl (Head HR).
I membri del Comitato di Whistleblowing riceveranno contemporaneamente le Segnalazioni inviate tramite il canale dedicato {nomeazienda}.sic-wb.it, ovvero tramite gli altri canali di segnalazione ammessi.
Tutte le Segnalazioni ricevute da chiunque tramite canali diversi dal canale dedicato {nomeazienda}.sic-wb.it devono essere tempestivamente inoltrate ai membri del Comitato di Whistleblowing, incluse le Segnalazioni eventualmente inviate all'indirizzo e-mail dell’Organismo di Vigilanza in base a quanto previsto dal Modello 231.
L’Allegato 2 –contiene le informazioni su come contattare e utilizzare il canale dedicato {nomeazienda}.sic-wb.it e gli altri canali di segnalazione disponibili.
3. APERTURA DEL CASO
Alla ricezione di una Segnalazione, il Direttore prepara un riassunto della denuncia (“Rapporto”), che dovrà essere inviato al Comitato di Whistleblowing e al Presidente (Chairman).
Se la Segnalazione si riferisce a organizzazioni locali, il Rapporto deve essere inoltrato anche alle organizzazioni locali in base al seguente articolo 10 (Inquirente locale, legale locale, responsabile HR locale).
La presentazione di questo Rapporto rappresenta l'apertura formale del caso.
Se il Comitato di Whistleblowing stabilisce che un Rapporto è relativo anche al Modello 231, il Rapporto verrà inoltrato all’Organismo di Vigilanza che, in tal caso:
a) può svolgere un'indagine parallela per le finalità del Modello 231; e
b) sarà tenuto informato dal Direttore delle attività svolte in base a questa Policy.
Il Comitato di Whistleblowing assicurerà comunque le seguenti attività:
- dare avviso al Segnalante del ricevimento della segnalazione entro 7 giorni dalla data del suo ricevimento, salvo esplicita richiesta contraria della persona segnalante;
- dare riscontro al Segnalante entro 3 mesi o, se ricorrono giustificate e motivate ragioni, 6 mesi dalla data di avviso di ricevimento della segnalazione esterna;
- comunicare al Segnalante l'esito finale della segnalazione.
3.1 VALUTAZIONE PRELIMINARE
In base al Rapporto e a qualunque altro elemento aggiuntivo fornito dal Direttore, il Comitato di Whistleblowing (d’ora in avanti chiamato anche “Inquirente”), svolge una verifica preliminare coinvolgendo eventuali altre funzioni, dipendenti, consulenti esterni e chi altro necessario.
Dopo questa verifica iniziale, l’Inquirente può decidere:
(i) di chiudere i casi non sufficientemente supportati da prove, manifestamente infondati o relativi a comportamenti o fatti non rilevanti in relazione a questa Policy; o
(ii) aprire la fase di indagine di cui alla successiva sezione 3.2.
L’ Inquirente valuta anche chi altri deve essere informato e gli eventuali requisiti per gestire le informazioni in termini di divulgazione interna/esterna dei dettagli.
Ai fini di questa Policy, il Direttore opera come segretario dell’Inquirente ed è responsabile della completezza, integrità e archiviazione del dossier del caso.
3.2 INDAGINI
Le indagini vengono svolte per conto dell’Inquirente dal Direttore in conformità delle direttive riportate nell’Allegato 3 (Direttive sulle indagini). Tutti i dipendenti hanno l’obbligo di collaborare fornendo tutte le informazioni e i documenti richiesti.
Durante tutta la fase di indagine, il Direttore tiene informato l’Inquirente come necessario.
Quando la fase di indagine è terminata, il Direttore informa l’Inquirente, che fornisce la valutazione finale sul caso o chiede al Direttore di svolgere ulteriori indagini.
L’Organismo di Vigilanza viene informato come necessario.
3.3 DECISIONE E FOLLOW-UP
In base alla valutazione finale da parte dell’Inquirente, il Direttore crea una relazione finale contenente i risultati delle indagini, la decisione finale e il Piano di Azione con le misure correttive ritenute necessarie per risolvere eventuali criticità riscontrate.
L’Organismo di Vigilanza verrà informato dei casi rilevanti per i fini del Modello 231 e potrà integrare il Piano di Azione con le misure correttive ritenute necessarie.
4. LEGAL PRIVILEGE
Il Legal Privilege è il diritto che tutela tutte le comunicazioni fra un consulente legale professionale ed il/la proprio/a cliente dalla loro divulgazione in assenza del permesso del/la cliente.
Può essere invocato o potrebbe essere necessario garantirlo in certe indagini. Se una Segnalazione riguarda uno o più eventi soggetti al Legal Privilege o questo viene invocato in qualunque modo, il Direttore dovrà agire in stretto coordinamento con il Direttore degli Affari Legali e Societari della Società Micronfilter Srl (General Counsel & BD Officer) per evitare una violazione involontaria del privilegio e per stabilire delle opportune precauzioni nella gestione del caso.
5. SITUAZIONI DI CONFLITTO DI INTERESSE
La Policy garantisce che la gestione della Segnalazione venga affidata in via esclusiva a soggetti che non si trovano in situazioni di conflitto di interesse. Pertanto:
a) se la Segnalazione si riferisce a uno o più membri del Comitato di Whistleblowing, i membri di tale Comitato in situazioni di conflitto non prenderanno parte alla gestione del caso e quelli che non lo sono individueranno altri soggetti per ripristinare l'integrità del Comitato;
b) se la Segnalazione si riferisce al Direttore, il Direttore degli Affari Legali e Societari del Gruppo (General Counsel & BD Officer) agirà in sostituzione del Direttore in base a questa Policy;
c) se la Segnalazione si riferisce al Direttore degli Affari Legali e Societari della Società Micronfilter Srl, il Comitato di Whistleblowing deve assicurare adeguato supporto legale per la gestione del caso;
d) se la Segnalazione o la situazione di conflitto di interesse riguarda tutti i membri del Comitato di Whistleblowing, la Segnalazione deve essere indirizzata al Presidente (Chairman), il quale poi deciderà come gestire il caso.
I precedenti punti da (a) a (d) si applicheranno anche nel caso in cui si verifichi un conflitto di interesse in una fase successiva, con la sostituzione delle persone coinvolte nei rispettivi ruoli.
Tutte le situazioni di conflitto di interesse devono essere dichiarate senza esitazioni e riportate nel dossier del caso.
6. PROTEZIONE DEI WHISTLEBLOWER
La Società Micronfilter Srl garantisce la protezione dei Whistleblower, sia in termini di riservatezza che di divieto assoluto di ogni tipo di ritorsione nei loro confronti. A tal fine, la Società Micronfilter Srl assicura la riservatezza del contenuto delle Segnalazioni e dell’identità dei Whistleblower in tutto il processo di gestione del caso da parte di tutte le persone coinvolte per qualunque motivo, entro i limiti in cui le leggi applicabili tutelino l’anonimità e la riservatezza.
7. PROTEZIONE DELLA PARTE DENUNCIATA
La Società Micronfilter Srl garantisce alla Parte Segnalata il diritto di essere informata (entro un ragionevole arco di tempo) sulle accuse e su eventuali provvedimenti disciplinari nei suoi confronti, nonché il diritto alla difesa.
Non appena emergono elementi obiettivi che suggeriscono che la Segnalazione è infondata o è stata presentata in malafede o con grave negligenza, l’Inquirente deve fare in modo di valutare l’applicazione di eventuali sanzioni disciplinari nei confronti del Whistleblower.
8. RISERVATEZZA – ANONIMITÀ
La tutela della riservatezza sia del Whistleblower che della Parte Segnalata sono destinate a proteggerlo/a da molestie, ritorsioni o discriminazioni. A tal fine, sono previste le seguenti misure:
a) se disponibili, i dati personali possono essere divulgati al Comitato di Whistleblowing, all’Organismo di Vigilanza e al Direttore. L’ulteriore divulgazione è consentita soltanto se è necessaria, come deciso dall’ Inquirente con motivazione scritta;
b) utilizzo del canale dedicato {nomeazienda}.sic-wb.it come modalità preferenziale per presentare le Segnalazioni;
c) viene scoraggiato l’utilizzo dei documenti cartacei;
d) in tutte le fasi della gestione del caso, i dati personali devono essere tenuti rigorosamente riservati (per esempio sostituendo i nomi con dei codici numerici); e
e) chiunque sia a conoscenza di casi di inosservanza della riservatezza deve riferirne all’Inquirente.
L'inosservanza degli obblighi di riservatezza può comportare responsabilità disciplinari, salve le eventuali ulteriori responsabilità previste dalla legge.
Anche l’anonimità viene tutelata: la Società Micronfilter Srl non cercherà mai di svelare l’anonimità.
9. DISPONIBILITÀ DI QUESTA POLITICA E ADDESTRAMENTO IN MERITO
Il Responsabile delle Risorse Umane (Head HR) e il Direttore degli Affari Legali e Societari della Società Micronfilter Srl (General Counsel & BD Officer) garantiscono la disponibilità, la comunicazione e la formazione relative a questa Policy.
Questa Policy verrà pubblicata sul sito sull'Intranet della Società Micronfilter Srl.
10. APPLICAZIONE DI QUESTA POLITICA DA PARTE DI ALTRE SOCIETÀ DELLA GRUPPO MICRONFILTER SRL
Questa Policy si pone come riferimento per tutte le società del GRUPPO Micronfilter Srl.
Nel rispetto delle leggi locali applicabili deve essere predisposta una policy locale in linea simile a questa Policy ed in linea con i principi in questa contenuti. In particolare (a titolo solo esemplificativo):
a) l'Inquirente locale deve includere rappresentanti dell’ufficio legale, del controllo e delle risorse umane ed essere strutturato con la finalità di assicurare indagini complete ed eque, senza conflitti di interesse;
b) devono essere garantite anonimità, riservatezza e protezione del Whistleblower e della Parte Segnalata.
Inoltre, le organizzazioni locali devono garantire ai membri del Comitato di Whistleblowing:
a) comunicazione immediata di eventuali Segnalazioni;
b) reporting continuo sulla gestione e sui risultati di eventuali procedimenti.
11. Trattamento dei dati personali
Il Trattamento dei dati personali nell’ambito delle Segnalazioni avverrà ai sensi del Regolamento (UE) 2016/679 relativo alla protezione dei dati personali delle persone fisiche (GDPR), nonché di eventuali altre leggi e/o regolamenti applicabili nei limiti di quanto compatibile con il GDPR stesso e della specifica informativa consultabile sulla Piattaforma Digitale o sul sito aziendale all’indirizzo https://www,micronfilter.eu, che si intende integralmente richiamata nel presente documento.
Nell’ambito della gestione delle Segnalazioni saranno trattati sia dati personali del Segnalante, laddove la Segnalazione sia nominativa, sia dati personali del soggetto segnalato, quali nome, cognome, posizione ricoperta, etc. che dati personali di eventuali terzi soggetti, nonché ogni ulteriore informazione raccolta nel contesto delle indagini che sia necessaria e adeguata ad accertare e verificare la fondatezza o meno della Segnalazione.
Gli interessati potranno esercitare, qualora previsto dalle applicabili disposizioni di legge e salvo le limitazioni di cui all’art. 2-undecies del D.lgs. 196/2003, i diritti previsti dal GDPR inviando una comunicazione per posta elettronica all’indirizzo di seguito indicato: amministrazione@micronfilter.eu
12. ARCHIVIAZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE
Tutte le Segnalazioni, indipendentemente dalla modalità di ricezione, sono archiviate a cura del Ricevente in uno specifico archivio elettronico che costituisce il database riepilogativo dei dati essenziali delle Segnalazioni e della loro gestione ed assicura, altresì, l’archiviazione di tutta la documentazione allegata, nonché di quella prodotta o acquisita nel corso delle attività di analisi.
Le Segnalazioni e la relativa documentazione sono conservate per il tempo necessario al trattamento della Segnalazione e, comunque, non oltre cinque anni a decorrere dalla data di comunicazione dell’esito finale della procedura di Segnalazione.